Non si tratta semplicemente di compilare fatture e registrare gli acquisti, Giovanna Russo si occupa di amministrazione e contabilità e trasforma i numeri in informazioni preziose per aiutare i suoi clienti a portare avanti progetti senza basarsi su supposizioni o sensazioni.
L’abbiamo intervistata per capire come si è ritrovata a offrire corsi di amministrazione su YouTube e a distribuire preziosissimi file excel tramite newsletter per “pianificare gli investimenti, calcolare i costi e impostare un budget”, documenti che vengono accolti come sconosciuti strumenti dai poteri magico-salvifici.
Conoscendo il progetto B-Garage te lo devo chiedere: dalla tua esperienza in amministrazione per società di IT, come è successo che hai iniziato a creare i video tutorial per compilare fatture e note di credito?
Dopo aver lavorato parecchi anni come interna, ho scelto di iniziare a mettermi in proprio come libera professionista e a collaborare con Laura Benetti, commercialista, con la quale ho molti clienti in comune. Cerchiamo di lavorare in team, anche con altri freelance, per offrire una consulenza il più possibile completa.
Come libera professionista ho iniziato a collaborare con diverse agenzie di comunicazione e giovani che lavorano nel digitale, un target che si è definito da solo negli anni, perché tendenzialmente è più aperto a stabilire relazioni con freelance e consulenti esterni.
Molto spesso durante i pranzi insieme, io e Laura, finivamo per confrontarci su quante volte i nostri clienti ci chiamassero per chiederci informazioni base, l’abc proprio! Con il tempo diventa frustrante ripetere ogni giorno cose tipo come si compila una fattura elettronica, quindi ci siamo dette, perchè non lo spieghiamo per bene una volta per tutte?!
Così è nato B-Garage, un progetto di collaborazione finalizzato a semplificare la burocrazia e a far avere sotto mano guide sicure per gestire in autonomia le attività amministrative quotidiane. Abbiamo realizzato ormai oltre 100 video, cercando di sviluppare delle linee tematiche e rispondere alle principali esigenze che emergevano durante le collaborazioni.
Condividendo questi video con i nostri clienti abbiamo ricevuto molti ringraziamenti, si sentono più autonomi e competenti, e insieme possiamo concentrarci su obiettivi più a lungo termine.
Molti video, inoltre, li abbiamo anche condivisi gratuitamente online sul nostro canale YouTube, così come i contenuti che inviamo con la newsletter di B-Garage.
Quali sono le principali difficoltà che riscontri nelle persone che devono occuparsi di queste operazioni?
Il problema principale è quello della raccolta delle informazioni e dei dati. Per fare un business plan, pianificare una direzione di sviluppo, ma anche per scrivere la dichiarazione dei redditi il primo passo è quello di tenere traccia, rendicontare.
Per questo cerchiamo di fornire documenti excel e fogli di calcolo precompilati, i più semplici possibile, che permettono di raccogliere i dati e tenerli in ordine. Si tratta di investire tempo, lo sappiamo, ma è ben speso, perchè poter partire da numeri reali è l’unico modo per poter fare analisi e valutazioni e fine anno, individuare eventuali problemi e fare previsioni realistiche.
Oltre a questi strumenti forniamo file di cashflow (flussi di cassa, ndr.) per interpretare i dati raccolti; attraverso riunioni di monitoraggio costanti in team siamo in grado di pianificare, valutare riorganizzazioni dei modelli di business o di uso delle risorse, abbattere i costi e/o aumentare i guadagni.
Esattamente come suggeriamo ai nostri clienti di stare al passo con i tempi e non smettere mai di imparare, anche io cerco di tenermi costantemente aggiornata. Non per nulla sono iscritta al vostro corso di Data Visualization: voglio poter creare grafici e rappresentazioni intuitive e piacevoli per corredare le analisi che sviluppo alla fine dell’anno.
Per concludere, come organizzate quindi le collaborazioni? Come definite gli obiettivi e le tappe necessarie per raggiungerli?
Un progetto da portare come esempio in questi termini è quello di una collaborazione con un cliente che seguo da diversi anni e che mi ha chiesto di essere seguito anche dalla mia socia, per la parte fiscale e strategica, all’inizio di quest’anno.
Durante la prima riunione gli abbiamo presentato il file dei flussi di cassa creato ad hoc per la sua azienda, che si occupa principalmente di eventi dal vivo.
Ecco, visto il periodo che stiamo affrontando ci ha fatto molto piacere quando qualche settimana fa ci ha chiamate personalmente per ringraziarci, perché con questo strumento compilato e i dati raccolti dall’inizio dell’anno è riuscito ad affrontare questo anno difficile con maggiore serenità, avendo sotto controllo tutte le entrate, i termini di pagamento, le uscite, i conti che avevamo aggiornato e tenuto monitorati insieme.
Ha avuto quindi modo di ripianificare tutto l’anno sulla base di quanto è successo, arrivando alla dichiarazione dei redditi senza ulteriori ansie, ed è bastato un solo documento e un minimo di costanza nella sua compilazione.
